Overstappen van boekhouder - Kennisbank SYB Administraties

In het kort

Overstappen van boekhouder kan altijd, maar per 1 januari is het het eenvoudigst: een schone knip tussen twee boekjaren.

Begin in oktober of november. Dan zijn je opzegtermijn en de overdracht ruim voor de jaarwisseling rond.

Je nieuwe boekhouder vraagt de stukken op bij je oude. Jij zegt op, geeft een machtiging en betaalt je laatste factuur.

01 · Waarom overstappen

Wanneer is een andere boekhouder verstandig?

Een boekhouder hoort je werk uit handen te nemen, niet er werk bij te maken. Herken je twee of meer van deze signalen, dan is het de moeite waard om met een ander kantoor te praten:

1Je hoort pas iets als een deadline dichtbij is, of als die al voorbij is.

2Je krijgt facturen achteraf die je niet had verwacht.

3Je vragen blijven dagen liggen, of je krijgt steeds iemand anders aan de lijn.

4Je ziet je cijfers één keer per jaar, als de jaarrekening klaar is.

5Je bedrijf is gegroeid, met personeel of een bv, en je boekhouder groeit niet mee.

Een kennismaking met een nieuwe boekhouder kost je niets. Je hoort wat er anders kan, en daarna beslis je pas.

02 · Het beste moment

Waarom overstappen vóór 1 januari slim is.

Overstappen kan het hele jaar door. Toch is de jaarwisseling verreweg het handigste moment, om vier redenen.

Een schone knip tussen twee boekjaren. Voor de meeste ondernemers loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar. Stap je over per 1 januari, dan is de verdeling simpel: het oude jaar hoort bij je oude boekhouder, het nieuwe jaar bij je nieuwe. Geen half jaar bij de een en een half jaar bij de ander, en geen discussie over wie welke boeking deed.

Je nieuwe boekhouder kent je vóór het aangifteseizoen. De aangifte inkomstenbelasting over 2026 doe je vanaf 1 maart 2027. Ben je dan al overgestapt, dan kent je nieuwe boekhouder je situatie al en hoeft er in het voorjaar niets overhaast te gebeuren. Heeft je boekhouder een Becon-nummer, zoals SYB, dan kan hij waar dat mag ook uitstel voor je aangifte regelen.

Nog tijd voor beslissingen vóór 31 december. Voer je in oktober of november een kennismakingsgesprek, dan is er nog tijd voor zaken die vóór 31 december moeten gebeuren, zoals een investering die je naar voren haalt.

Je administratie staat klaar voor de eerste boeking. Bankkoppeling, app op je telefoon, beginbalans gecontroleerd: alles is ingericht voordat de eerste factuur van het nieuwe jaar binnenkomt. Je begint het jaar zonder achterstand.

03 · Het stappenplan

Overstappen van boekhouder, stap voor stap.

Zo ziet een overstap per 1 januari eruit. Het meeste regelt je nieuwe boekhouder; jouw deel staat er steeds bij.

1Kennismaken (oktober of november). Je vertelt hoe je bedrijf eruitziet: rechtsvorm, aantal facturen, personeel, wensen. Je krijgt een voorstel met een vast bedrag, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.

2Opzeggen bij je huidige boekhouder. Kijk in je opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden hoe lang je opzegtermijn is, en zeg schriftelijk op per 31 december. Dit doe je zelf.

3Machtiging geven. Met een machtiging mag je nieuwe boekhouder namens jou aangiftes doen bij de Belastingdienst. Hij vraagt die aan, jij bevestigt.

4Overdracht van je administratie. Welke stukken er overgaan, lees je hieronder.

5Inrichten. De administratie wordt ingericht, je bank wordt alleen-lezen gekoppeld en je zet de app voor het scannen van bonnen op je telefoon.

61 januari: je nieuwe jaar begint. Vanaf nu scan jij je bonnen en wordt alles doorlopend verwerkt.

04 · De overdracht

Wat gaat er over naar je nieuwe boekhouder?

Deze stukken vraagt je nieuwe boekhouder op bij je oude. Je hoeft ze niet zelf te verzamelen, maar het is goed om te weten wat er overgaat.

1Jaarrekeningen en aangiftes inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting van de afgelopen jaren

2Btw-aangiftes van het lopende jaar

3De eindbalans per 31 december, met openstaande facturen van klanten en leveranciers

4Het overzicht van je bezittingen en afschrijvingen, zoals auto, machines en inventaris

5Bij personeel: loonstroken, jaaropgaven en de gegevens van je medewerkers

6Lopende zaken met de Belastingdienst: voorlopige aanslagen, bezwaren, betalingsregelingen

7Je vaste gegevens: KvK-nummer, btw-identificatienummer en eventueel loonheffingennummer

Werkte je vorige boekhouder ook in Exact Online, dan kan de administratie vaak in één keer mee. Werkte hij in een ander pakket, dan worden de eindbalans en de openstaande posten overgenomen en begint het nieuwe jaar schoon.

Wie maakt het oude jaar af? Daar zijn twee routes voor:

1Je oude boekhouder maakt het oude jaar af: de btw over het vierde kwartaal, de jaarrekening en de aangifte. Logisch als hij het jaar al grotendeels heeft verwerkt.

2Je nieuwe boekhouder neemt ook de afronding over. Dan heb je vanaf nu één aanspreekpunt, ook voor de aangifte in het voorjaar.

Welke route het handigst is, hangt af van hoe ver je oude boekhouder is. Belangrijk is vooral dat het vooraf zwart op wit staat, zodat er niets tussen wal en schip valt.

Let op

De btw over het vierde kwartaal van 2026 moet uiterlijk 31 januari 2027 binnen zijn, en dat is een zondag. Zorg dat aangifte en betaling vrijdag 29 januari binnen zijn, wie de aangifte ook doet.

05 · Valkuilen

Waar het mis kan gaan, en hoe je dat voorkomt.

Te laat opzeggen

Loopt je opzegtermijn door in het nieuwe jaar, dan betaal je een tijd twee boekhouders. Kijk dus nu hoe lang je termijn is.

Openstaande facturen

Een boekhouder mag stukken soms vasthouden tot zijn laatste factuur betaald is. Dat heet retentierecht. Betaal die factuur op tijd, dan loopt de overdracht niet vast.

Onduidelijkheid over het oude jaar

Spreek met allebei de kantoren af wie het vierde kwartaal, de jaarrekening en de aangifte doet. Mondeling is niet genoeg: zet het in een mail.

Zelf stukken weggooien

Ook na een overstap blijf jij verantwoordelijk voor je administratie. De bewaarplicht is zeven jaar, dus gooi niets weg omdat het nu bij een ander kantoor ligt.

06 · Overstappen naar SYB

Zo gaat overstappen bij ons.

Wij regelen de overdracht. Van jou hebben we één machtiging nodig: die voor de Belastingdienst. We vragen alles op bij je huidige boekhouder, controleren wat we overnemen en richten je administratie in Exact Online in. Meestal draait alles binnen een paar dagen.

Overstappen is gratis als we beginnen in de lopende periode. Is het vorige jaar nog niet bijgewerkt, dan maken wij dat eerst af, voor een vast bedrag of op uurbasis. Dat spreken we vooraf af, zodat je precies weet wat het kost.

Daarna heb je één vast aanspreekpunt, een vast maandbedrag dat vooraf is afgesproken, en een administratie die doorlopend wordt bijgewerkt. Korte vragen tussendoor zijn gewoon inbegrepen.

Hoe het werkt

Zo werkt onze prijs

07 · Veelgestelde vragen

Vragen over overstappen.

Kan ik ook midden in het jaar overstappen?

Ja, dat kan altijd. Je nieuwe boekhouder neemt de administratie dan over vanaf een afgesproken datum, meestal het begin van een kwartaal. Het vraagt alleen meer afstemming dan een overstap per 1 januari, zeker als je personeel hebt.

Wat als mijn oude boekhouder niet meewerkt?

In de praktijk loopt een overdracht vrijwel altijd soepel; boekhouders zijn dit gewend. Zorg dat je openstaande facturen betaald zijn en leg in een mail vast welke stukken je nodig hebt. Je nieuwe boekhouder kan het verzoek voor je doen.

Dit artikel is algemene informatie, geen advies. De genoemde data horen bij de jaarwisseling van 2026 naar 2027. Twijfel je over jouw situatie? Dat bespreken we graag in een kennismaking.

Lees ookBtw-deadlines 2026: alle data op een rij.

Overstappen van boekhouder: zo regel je het vóór 1 januari.